Я знаю, что обычно просто чеки просят с заправок. Но по мне так, это дело сомнительное. С чеками можно легко обмануть и потребовать с работодателя больше денег, чем требуется для заправки. Поэтому лучше просто оформить топливные карты. Их сейчас огромное разнообразие, глянь тут
https://petrolcards.ru/toplivnye-karty/ список вариантов. В чем их преимущество - можно следить за расходами, где и когда заправлялся водитель через онлайн кабинет. И при необходимости просто пополнять карты и всё)) Еще и экономия выходит, многие карты предоставляют возможность не платить за НДС.